每刻報(bào)銷(xiāo)合作東方通信：費(fèi)控如何從粗顆粒向精細(xì)化轉(zhuǎn)型

客戶(hù)簡(jiǎn)介

東方通信股份有限公司創(chuàng)立于1958年，是國(guó)務(wù)院國(guó)資委管理的中央企業(yè)——中國(guó)普天信息產(chǎn)業(yè)集團(tuán)有限公司旗下核心企業(yè)，是一家集硬件設(shè)備、軟件、服務(wù)為一體的整體解決方案提供商、國(guó)有控股的信息技術(shù)領(lǐng)域上市公司。公司于1996年成功改制上市，成為上海證交所同時(shí)發(fā)行A股和B股的中國(guó)移動(dòng)通信產(chǎn)業(yè)上市公司。多年來(lái)，公司致力于技術(shù)累積與持續(xù)創(chuàng)新，在集群通信業(yè)務(wù)、金融電子業(yè)務(wù)、智能制造業(yè)務(wù)和智慧服務(wù)及軟件等領(lǐng)域都確立了專(zhuān)業(yè)領(lǐng)先優(yōu)勢(shì)。

項(xiàng)目背景

大型國(guó)企、上市公司、高新企業(yè)，眾多光環(huán)加持之下，東方通信在企業(yè)費(fèi)用管理方面也曾經(jīng)歷過(guò)一段“瓶頸期”。2017年，東方通信收購(gòu)重組上海普天的軌道交通業(yè)務(wù)，成立普天軌道交通技術(shù)（上海）有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)普天軌交）。在收購(gòu)重組之前，上海普天的軌道交通業(yè)務(wù)連續(xù)6年虧損3000-5000萬(wàn)元。

2018年，東信集團(tuán)財(cái)務(wù)部總經(jīng)理王劍武，被任命為收購(gòu)重組項(xiàng)目組長(zhǎng)。如何改善業(yè)績(jī)并扭虧為盈，確實(shí)是一個(gè)棘手的任務(wù)。在對(duì)業(yè)務(wù)、管理等諸多方面進(jìn)行調(diào)整與重組的同時(shí)，有著豐富財(cái)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)的王劍武，將費(fèi)用管理改造也列為改造的關(guān)鍵動(dòng)作。也是在這一年，普天軌交上線(xiàn)每刻報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)。

普天軌交主要從事軌道交通相關(guān)系統(tǒng)以及硬件，工程項(xiàng)目范圍廣、項(xiàng)目周期長(zhǎng)、合同金額大是其最為明顯的業(yè)務(wù)特性。而在對(duì)普天軌交整體的費(fèi)用管理情況進(jìn)行整體摸排后，王劍武用一個(gè)詞來(lái)形容，就是“粗顆粒”。“面對(duì)如此大體量的費(fèi)用支出，整個(gè)軌道交通部門(mén)卻只有一個(gè)成本中心，研發(fā)費(fèi)用、制造費(fèi)用、管理費(fèi)用都沒(méi)有進(jìn)行細(xì)分”，王劍武說(shuō)道。

在費(fèi)用支出方面，普天軌交業(yè)務(wù)被收購(gòu)重組前，每年的費(fèi)用總額（含人力成本支出）在6000至7000萬(wàn)左右，由于沒(méi)有精細(xì)的費(fèi)用管理制度，員工的差旅報(bào)銷(xiāo)、出差補(bǔ)貼等費(fèi)用支出占比不少。對(duì)此，王劍武舉例：“我們項(xiàng)目的周期往往長(zhǎng)達(dá)兩三年，而有些員工會(huì)利用差旅制度上一些漏洞獲取超額的差旅補(bǔ)貼，這也導(dǎo)致企業(yè)在差旅補(bǔ)貼支出方面負(fù)擔(dān)加劇。”在與客戶(hù)進(jìn)行細(xì)致溝通后，每刻了解到其痛點(diǎn)主要集中在：

因此，2018年，普天軌交上線(xiàn)每刻報(bào)銷(xiāo)最主要的目標(biāo)，便是幫助其梳理和建立完善的費(fèi)控體系，將費(fèi)用管理做到精細(xì)化。通過(guò)智能化、移動(dòng)化的報(bào)銷(xiāo)服務(wù)，改善其費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程，通過(guò)報(bào)銷(xiāo)全生命周期的有效管理與當(dāng)前公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)、TMC差旅平臺(tái)相結(jié)合，提高費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)及資金支付效率，從而降低運(yùn)營(yíng)和管理成本。

解決方案-每刻的閃光亮點(diǎn)

從一個(gè)成本中心，到30多項(xiàng)費(fèi)用細(xì)分，實(shí)現(xiàn)多維度費(fèi)用管控

事前：根據(jù)普天軌交的業(yè)務(wù)特性及需求，每刻制定了詳細(xì)的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)不同的費(fèi)用場(chǎng)景、業(yè)務(wù)場(chǎng)景，對(duì)住宿、出行、話(huà)費(fèi)、團(tuán)建、招待等場(chǎng)景設(shè)定不同的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)公司可根據(jù)時(shí)間、城市、職級(jí)、淡旺季等維度，設(shè)置整單或單筆費(fèi)用控制范圍，實(shí)現(xiàn)多維費(fèi)控。

事中：?jiǎn)T工提單時(shí)，根據(jù)后臺(tái)設(shè)置的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，也可以直接看到是否超標(biāo)不能提交，還是觸發(fā)了費(fèi)控需要填寫(xiě)超標(biāo)理由等。

事后：而在員工提交后，直接和所有的審批領(lǐng)導(dǎo)都可以直觀地看到觸發(fā)費(fèi)控情況。費(fèi)控場(chǎng)景全面覆蓋，從而解決國(guó)企復(fù)雜的費(fèi)控場(chǎng)景。

對(duì)接第三方生態(tài)應(yīng)用，差旅費(fèi)用清晰透明

每刻報(bào)銷(xiāo)通過(guò)對(duì)接攜程商旅、高鐵管家、二維火、百旺電子發(fā)票等第三方平臺(tái)，幫助普天軌交提高費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)及資金支付效率，從而降低運(yùn)營(yíng)和管理成本。實(shí)現(xiàn)第三方消費(fèi)平臺(tái)的費(fèi)用自動(dòng)導(dǎo)入，減少手工錄入比例；并實(shí)現(xiàn)差旅報(bào)銷(xiāo)的全程費(fèi)控，違規(guī)費(fèi)用自動(dòng)告警，縮短報(bào)銷(xiāo)審核周期。

報(bào)銷(xiāo)時(shí)長(zhǎng)從2個(gè)月縮短至10天，提升員工報(bào)銷(xiāo)體驗(yàn)

對(duì)于員工而言，報(bào)銷(xiāo)體驗(yàn)也有了質(zhì)的提升。在普天軌交，王劍武說(shuō)道：“原來(lái)紙質(zhì)報(bào)銷(xiāo)的實(shí)際上流程比較長(zhǎng)，至少需要經(jīng)過(guò)10個(gè)審批人，報(bào)銷(xiāo)流程基本上最短的兩月。”根據(jù)每刻數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，普天軌交的差旅費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程，從原先的2個(gè)月已減少至平均10天。

每刻報(bào)銷(xiāo)通過(guò)梳理企業(yè)業(yè)務(wù)流程，對(duì)經(jīng)常性費(fèi)用、專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)流程優(yōu)化改造；減少手工錄入煩惱，提升用戶(hù)報(bào)銷(xiāo)體驗(yàn)，簡(jiǎn)化用戶(hù)端操作復(fù)雜度，提升填單及審批效率，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)客戶(hù)端的報(bào)銷(xiāo)流程創(chuàng)建及審批；同時(shí)，提升財(cái)務(wù)審核效率，減輕核對(duì)發(fā)票的工作量。

領(lǐng)導(dǎo)管理一目了然，精細(xì)化支出助力企業(yè)降本增效

根據(jù)普天軌交的數(shù)據(jù)，在人員規(guī)模不變的情況下，2019年公司的實(shí)際費(fèi)用總額（含人力成本）已經(jīng)降低至5500萬(wàn)左右，2020年預(yù)計(jì)可以降到5100萬(wàn)。

通過(guò)重塑費(fèi)用管控全流程，對(duì)于企業(yè)管理者來(lái)說(shuō)，也能更好地掌握費(fèi)用支出動(dòng)態(tài)。每刻報(bào)銷(xiāo)能夠讓企業(yè)的每一筆支出都做到事前管控、事中檢查、事后復(fù)盤(pán)。讓財(cái)務(wù)記得每一筆賬，都真實(shí)、有效、合規(guī)。通過(guò)數(shù)據(jù)的整理與反饋，從而對(duì)于項(xiàng)目和業(yè)務(wù)進(jìn)行更有效地把控。

價(jià)值體現(xiàn)

經(jīng)歷過(guò)從手工到線(xiàn)上，從OA報(bào)銷(xiāo)再到SaaS軟件的迭代過(guò)程，王劍武對(duì)于每刻報(bào)銷(xiāo)的評(píng)價(jià)是：“這是一款成長(zhǎng)型的軟件，會(huì)根據(jù)客戶(hù)實(shí)際使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，不停地改進(jìn)，不停的升級(jí)，而我們的費(fèi)用管理其實(shí)也在跟隨著每刻一起成長(zhǎng)，一起進(jìn)步。”

相較于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)軟件，輕量、靈活是SaaS軟件的特性。每刻報(bào)銷(xiāo)采用最新的微服務(wù)架構(gòu)，底層采用靈活的流程引擎、規(guī)則引擎、報(bào)表引擎來(lái)支持不同企業(yè)多變的需求，幫助企業(yè)輕松應(yīng)對(duì)變化并驅(qū)動(dòng)變化，全面提升企業(yè)的組織效率和競(jìng)爭(zhēng)力。