每刻報銷合作洛可可：設(shè)計行業(yè)財務(wù)管理如何打破規(guī)則

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客戶簡介

洛可可設(shè)計集團(tuán)成立17年來，堅(jiān)持以用戶體驗(yàn)為核心，致力于為客戶提供行業(yè)整體創(chuàng)新解決方案，以市場與技術(shù)的迭代更新為導(dǎo)向，業(yè)務(wù)深入智能機(jī)器人、消費(fèi)零售、交通出行、醫(yī)療健康、文化創(chuàng)意、公共事業(yè)等領(lǐng)域。并致力于為企業(yè)提供一站式創(chuàng)新服務(wù)，包含產(chǎn)品策略與研究、工業(yè)設(shè)計、結(jié)構(gòu)設(shè)計、品牌設(shè)計、文創(chuàng)設(shè)計、交互設(shè)計、服務(wù)設(shè)計、研發(fā)與供應(yīng)鏈管理的完整閉環(huán)解決方案。

2013年，入選工信部認(rèn)定的首批“工業(yè)設(shè)計中心”。服務(wù)世界500強(qiáng)超過100家，國內(nèi)500強(qiáng)超過200家，為客戶成功開發(fā)千余款產(chǎn)品，以“成就客戶”為最高價值，并致力于成為設(shè)計產(chǎn)業(yè)未來趨勢的探索家與實(shí)踐者。

項(xiàng)目背景

洛可可全集團(tuán)擁有線上40000名與線下1000名全球?qū)I(yè)設(shè)計師，10余家子公司，目前主要分為兩大業(yè)務(wù)板塊，一塊是基礎(chǔ)洛可可板塊，以線下業(yè)務(wù)為主，即設(shè)計師團(tuán)隊(duì)線下接單，做工業(yè)集成的設(shè)計。
另一塊是洛客共享平臺，即依托共享平臺的線上接單模式，注冊有相關(guān)信息的設(shè)計師可以在平臺上接單，最后匹配客戶的選擇達(dá)成雙方合作。因此，整個公司的主要報銷業(yè)務(wù)也是來自這兩大業(yè)務(wù)板塊。
常用業(yè)務(wù)板塊

工業(yè)設(shè)計類互聯(lián)網(wǎng)公司的費(fèi)用結(jié)構(gòu)是項(xiàng)目制的費(fèi)用管理模式，主要做項(xiàng)目預(yù)算，通過分析項(xiàng)目報表合理優(yōu)化項(xiàng)目費(fèi)用，控制項(xiàng)目的利潤率。洛可可的預(yù)算科目有200個左右，財務(wù)人員有30人左右，比較常用的還有多維費(fèi)控、發(fā)票審核查驗(yàn)、差旅預(yù)定、供應(yīng)商管理等等。每刻報銷的預(yù)算管控、項(xiàng)目報表以及發(fā)票報銷、審批等各個環(huán)節(jié)的功能支持，為洛可可搭建項(xiàng)目制費(fèi)用管理模式提供了一整套完美的解決方案。

常見費(fèi)用類型

「洛可可報銷費(fèi)用類型數(shù)量占比圖」

上圖為洛可可費(fèi)用類型中按筆數(shù)排列前十的費(fèi)用類型。可以看出高頻費(fèi)用類型主要是員工的打車費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)以及相應(yīng)的補(bǔ)貼，其中交通出行的費(fèi)用數(shù)占比最高。洛可可通過每刻第三方費(fèi)用流水自動導(dǎo)入的功能，統(tǒng)一月結(jié)費(fèi)用，減輕了財務(wù)處理大量打車票據(jù)的工作量。除了圖中的費(fèi)用類型之外，另一部分主要是日常行政類、生產(chǎn)類的相關(guān)費(fèi)用，比如發(fā)生的專項(xiàng)費(fèi)用(打樣、制版費(fèi))、采購費(fèi)（禮品、原材料）等。

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「洛可可報銷單據(jù)類型數(shù)量占比圖」

上圖為洛可可根據(jù)公司業(yè)務(wù)板塊在每刻中自定義的主要報銷單據(jù)類型，由于洛可可是項(xiàng)目制的費(fèi)用管理模式，因此，單據(jù)也主要根據(jù)項(xiàng)目報銷和非項(xiàng)目報銷來劃分，依托每刻強(qiáng)大的表單和組件自定義功能，洛可可能夠根據(jù)自己的費(fèi)用管理要求來設(shè)置費(fèi)用類型、單據(jù)和審批流，搭建出更符合自己業(yè)務(wù)特色的費(fèi)用管理模式。

解決方案-每刻的閃光亮點(diǎn)

● 審批待辦（與釘釘深度集成）：通過與釘釘待辦事項(xiàng)及審批單的深度整合，員工發(fā)起的費(fèi)用申請，審批人可在釘釘平臺上直接跳轉(zhuǎn)進(jìn)入每刻審批，報銷操作更及時，更進(jìn)一步壓縮了審批時長，為洛可可帶來了“設(shè)計報銷兩不誤”的全新工作方式。

● 預(yù)算費(fèi)控：洛可可實(shí)行的是項(xiàng)目制，洛客平臺上每天都會滾動更新幾百條項(xiàng)目，每個項(xiàng)目除了人數(shù)、時長以及各種費(fèi)用類型等要素之外，預(yù)算分?jǐn)偟木S度主要是項(xiàng)目和部門。每刻不僅可以按照城市、時間、職級、費(fèi)用類型等多種要素設(shè)置費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，還可以按照部門、項(xiàng)目、客戶等多維度交叉組織預(yù)算組織，大大減少了人工編制預(yù)算的時間和成本。
此外，每刻還支持預(yù)算結(jié)轉(zhuǎn)、預(yù)警和強(qiáng)弱的控制力度，企業(yè)費(fèi)控政策易于落地，成本控制落到實(shí)處。預(yù)算報表實(shí)時分析，可深入查看預(yù)算詳情，為企業(yè)戰(zhàn)略性決策提供數(shù)據(jù)支撐。
● 消費(fèi)平臺對接：從洛可可的排名前十的費(fèi)用類型可以看出，差旅預(yù)定是洛可可常用的板塊，每刻打通了阿里商旅、滴滴企業(yè)版、高鐵管家等多個平臺，出差費(fèi)用流水自動導(dǎo)入，員工無需手寫，費(fèi)用透明真實(shí)。從每刻申請單可直接進(jìn)入阿里商旅預(yù)定機(jī)票、酒店、火車，訂單完成后回流至每刻，機(jī)票預(yù)定成本降低18%，酒店預(yù)定成本降低15%。
● 免票報銷：原先洛可可的財務(wù)是每周三專門用一天的時間來審核單據(jù)，但經(jīng)常會發(fā)生財務(wù)在等員工的單據(jù)而員工在等錢款的情況。每刻對接滴滴企業(yè)版實(shí)現(xiàn)免票報銷，財務(wù)只需要月結(jié)費(fèi)用，統(tǒng)一開票，省去了整理大量瑣碎票據(jù)的工作，做賬更輕松。
● 智能識票：智能識票功能是洛可可上線每刻后，員工體驗(yàn)感最好的功能之一，手機(jī)拍照即可完成發(fā)票信息提取、查重驗(yàn)真，自動生成并提交報銷單。節(jié)省了手工填寫報銷單的時間，解放了設(shè)計師的雙手。

● 供應(yīng)商付款：洛可可通過在釘釘上的設(shè)計共享平臺與客戶建立項(xiàng)目合作，并基于合同自動關(guān)聯(lián)項(xiàng)目角色。每刻可以基于合同直接發(fā)起付款，支持多供應(yīng)商收款、多方式組合收款等多種場景，減少了員工提單量，提高了財務(wù)、出納的工作效率。同時支持維護(hù)供應(yīng)商與客戶，限定使用人員和范圍，便于供應(yīng)商管理。

● 對接財務(wù)軟件：每刻與其他財務(wù)系統(tǒng)的對接非常便捷，支持洛可可使用的用友NC系統(tǒng)，資金模塊的對接十分方便，自動生成總賬憑證，告別手工記賬，財務(wù)做賬效率提升300%。

價值體現(xiàn)

● 藝術(shù)化的UI視覺體驗(yàn)：每刻不僅要在產(chǎn)品實(shí)用性上滿足洛可可的財務(wù)管理需求，同時也要在UI視覺設(shè)計上符合洛可可1000多位設(shè)計師的藝術(shù)化審美。洛可可經(jīng)過專業(yè)的判斷，發(fā)現(xiàn)每刻無論是在工具化的簡潔明快、智能化的操作體驗(yàn)、繁與簡的美學(xué)平衡等維度上，還是在顏色、字體、圖標(biāo)等設(shè)計元素上，都充分考量了用戶體驗(yàn)和藝術(shù)化追求，讓員工也能把報銷當(dāng)作一種美好的體驗(yàn)。

● 高度信息化財務(wù)：信息化可以做的事情就是把財務(wù)工作復(fù)雜的內(nèi)容一件件拆開來，做好底層的數(shù)據(jù)，科目的對接、科目的映射，拆開來再組裝到一起，自動轉(zhuǎn)換成需要的東西，并且能夠記錄使用習(xí)慣。每刻將財務(wù)管理精細(xì)化、自動化，將發(fā)票信息識別、查重驗(yàn)真等工作交給人工智能，將財務(wù)基礎(chǔ)模塊拆解重組，通過費(fèi)用生態(tài)將數(shù)據(jù)連接起來，進(jìn)一步推動了洛可可財務(wù)管理的轉(zhuǎn)型升級。

● 數(shù)據(jù)支持決策：支持按照部門、員工、預(yù)算等多個維度查看報表，隨時查看企業(yè)或項(xiàng)目費(fèi)用使用情況，報表可深層鉆取數(shù)據(jù)，查看每筆費(fèi)用詳情，對差旅行為進(jìn)行多維度分析，為管理者制定和優(yōu)化后期費(fèi)用方案提供支持。

● 美好的報銷體驗(yàn)：洛可可人注重差旅體驗(yàn)，更愿意把報銷的時間用來想象和創(chuàng)作。因此，對每刻發(fā)票報銷的體驗(yàn)感非常好，之前員工只能在電腦上操作，現(xiàn)在用手機(jī)就可以隨時隨地報銷、查看審批進(jìn)度、項(xiàng)目預(yù)算占用和剩余情況等，極簡化、視覺化，更符合設(shè)計師的工作習(xí)慣。