億科數(shù)字：整體提升內(nèi)部運(yùn)營效率
客戶介紹
運(yùn)營服務(wù)是億科的核心優(yōu)勢(shì)，公司擁有300多人的運(yùn)營團(tuán)隊(duì)，提高內(nèi)部效率以適應(yīng)高速增長的業(yè)務(wù)需求，是億科在發(fā)展中面臨的新挑戰(zhàn)。在充分了解億科的實(shí)際辦公情況后，飛書為億科提供了有針對(duì)性的解決方案，全方位地提高了團(tuán)隊(duì)的工作效率。
挑戰(zhàn)一：內(nèi)部溝通分散，信息斷層
原先億科內(nèi)部同時(shí)使用多個(gè)溝通軟件，頻繁切換導(dǎo)致信息斷層；且億科內(nèi)部基于CRM系統(tǒng)的充值、授信、付款等流程比較復(fù)雜，員工對(duì)CRM使用疑問多，各職能部門經(jīng)常需要對(duì)內(nèi)進(jìn)行重復(fù)溝通和答疑；公司給員工發(fā)送提醒或通知時(shí)以郵件為主，但這種方式缺乏及時(shí)性，且打開率較低。
解決方案：統(tǒng)一用飛書進(jìn)行內(nèi)部溝通
現(xiàn)在億科內(nèi)部溝通都統(tǒng)一在飛書上進(jìn)行，解決了不同軟件切換的信息斷層問題，強(qiáng)大的搜索功能也讓各部門員工可以快速找到歷史消息和相關(guān)文件。針對(duì)內(nèi)部答疑場(chǎng)景，億科在飛書上搭建了包括行政、HR、財(cái)務(wù)、IT、CRM在內(nèi)的多種服務(wù)臺(tái)，將智能答疑和人工答疑結(jié)合，高效處理內(nèi)部疑問。需要向員工發(fā)送提醒和通知時(shí)，億科利用飛書機(jī)器人直接在IM中推送，成員可以及時(shí)互動(dòng)和回填信息，響應(yīng)更迅速。
挑戰(zhàn)二：外勤頻繁，跨部門日程協(xié)調(diào)難
億科在五地設(shè)有分公司，以往的跨地域合作主要是通過出差開會(huì)，成本較大；廣告業(yè)務(wù)人員經(jīng)常出外勤，而運(yùn)營、財(cái)務(wù)部門需要經(jīng)常和銷售人員溝通，時(shí)間難協(xié)調(diào)；日常組織會(huì)議時(shí)，員工需要到前臺(tái)用紙質(zhì)表格登記來預(yù)約會(huì)議室，不夠方便快捷。
解決方案：用公共日歷協(xié)調(diào)跨部門日程
現(xiàn)在億科使用公共日歷來管理銷售外出行程，各部門通過互相訂閱日歷的方式，快速了解對(duì)方日程信息，協(xié)同溝通時(shí)間。另外，億科將會(huì)議室資源信息導(dǎo)入了飛書日歷，可以在創(chuàng)建日程時(shí)直接查找并預(yù)定空閑會(huì)議室。需要遠(yuǎn)程溝通時(shí)，億科使用音視頻功能高效組織會(huì)議，減少出差的頻次，降低企業(yè)成本。
挑戰(zhàn)三：企業(yè)資料管理不足，存在安全風(fēng)險(xiǎn)
之前億科團(tuán)隊(duì)沒有使用在線文檔工具，頻繁交互本地文件存在信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)；公司的知識(shí)庫缺乏高效管理，出現(xiàn)過員工離職后材料丟失等情況；原先企業(yè)內(nèi)缺乏HR系統(tǒng)，五地的面試情況需要用Excel表格每周更新同步，效率較低；業(yè)務(wù)方面，公司廣告投放賬號(hào)很多，變動(dòng)和轉(zhuǎn)移信息難以同步。
解決方案：用云文檔管理企業(yè)資料
現(xiàn)在億科統(tǒng)一使用飛書云文檔協(xié)作編輯，方便權(quán)限控制，讓內(nèi)部資料得到更好的保護(hù)。HR方面，億科用飛書的在線表格來同步簡歷篩選、候選人面試反饋等信息，離職員工的文檔權(quán)限也會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)移給直屬上級(jí)，避免文檔丟失。同時(shí)，運(yùn)營部門所負(fù)責(zé)的多個(gè)平臺(tái)賬號(hào)也用飛書表格來統(tǒng)一管理，一旦有變動(dòng)立刻更新，每天的消耗情況也會(huì)在日?qǐng)?bào)中體現(xiàn)，各部門工作情況一目了然。
挑戰(zhàn)四：投放需求繁雜，運(yùn)營進(jìn)度難把控
億科的主營業(yè)務(wù)是效果廣告，日常需要制作和管理大量內(nèi)容素材，并在不同的平臺(tái)進(jìn)行投放，需要設(shè)計(jì)部門和效果部門頻繁配合。之前億科內(nèi)部是通過郵件提交運(yùn)營需求，互動(dòng)性差且進(jìn)度不好把控。
解決方案：云文檔+群公告+自研創(chuàng)意管理系統(tǒng)
現(xiàn)在億科用云文檔來整理不同平臺(tái)的投放需求，同時(shí)把每周、每月的爆款素材總結(jié)放在群公告中，方便各部門成員快速查找。億科還在飛書工作臺(tái)中接入了自研創(chuàng)意系統(tǒng)，將需求管理，推送管理、創(chuàng)意消耗等多方面業(yè)務(wù)系統(tǒng)打通，不僅能清晰地查看廣告制作、投放等各項(xiàng)進(jìn)度和數(shù)據(jù)，還能直接在飛書上快速響應(yīng)和處理需求，實(shí)現(xiàn)了真正的All in One。
