新世相的 10w+ 效率之路

在外人看來，新世相是一家新媒體內容公司，但實際上，新世相成立于 2015 年 10 月，以微信公眾號「新世相」為起點，憑借強內容能力，已從文字生產拓展到流行事件、影綜制作、在線教育等業務，是目前內容領域的知名品牌。

值得一提的是，目前新世相內部還有著完備的產研團隊，技術氛圍濃厚，產品經理和工程師通力合作，致力于利用 AI 和大數據為內容創作賦能。

下面就為大家分享新世相在協同辦公上的諸多經驗，以及他們對技術賦能內容的深刻理解。

01 產研配合，及時同步需求文檔

一家初創公司，內部項目規模不大的時候，可能每個部門都會有自己的文檔工具，但由于規模較小，大家也能知道彼此都在做什么。但當項目規模擴張，文檔越來越多，參與人數越來越多時，一個統一的協同文檔工具就必不可少。

在新世相內部，產品與研發部門溝通頻繁。產品部會將所有的需求文檔寫在石墨中，每一個項目會有一個研發群，寫好文檔后，會將石墨鏈接寫到群公告中。

吳靚向石墨介紹，項目的每一次版本迭代都會列一個項目文檔目錄，方便匯總。

產品部還會使用「團隊空間」管理文檔。比如每一位產品經理負責的項目需求、總體的需求池、工作周報、調研文檔、以及項目上線后的數據和復盤報告都會分門別類地整理在石墨的「團隊空間」中。

“之前寫在本地然后生成 word 或 pdf 通過微信或釘釘發給研發，但如果大家當時沒有保存在本地的話，研發在做需求時就找不到需求文檔了。”

傳統辦公軟件的問題在于，員工不能第一時間找到需要的文檔，尤其是很久以前的文檔，只能找之前的項目負責人，如果這個人離職了，就很可能再也找不到了。

通過石墨文檔，就算在聊天工具中找不到想要的文檔，只要再次打開石墨，通過關鍵字搜索或是查找最近使用過的文件，也可以很方便地找到所需文檔。

新世相的產品部除了和研發部門關系緊密，還和業務部門如內容部、商務部、創意策劃部常有交集。

“一開始，只是新世相整個產品部門在用，后來發現石墨還有企業員工可見的功能，慢慢地，整個公司都在使用。公司內部傳文件的情況越來越少，大家都發石墨鏈接了。”

吳靚告訴石墨文檔，自己現在很少打開本地 word，很多文檔都會在石墨直接寫。“之前，文檔保存在每個人的本地電腦上，很難保證信息及時同步。”

作為產品經理，吳靚使用石墨最多的場景就是寫需求文檔，同時也負責整個公司的人員權限管理，如新入職員工的分配權限，離職員工的回收權限等。

新世相產品部一般會在群里溝通，需要討論的文檔除了會添加相關人員協作外，也會直接將文檔鏈接發到群里，這樣更方便讓對方及時看到信息。

隨著企業項目日漸復雜，參與人數，參與部門越來越多。這時更需要員工、部門之間做好信息共享，文檔管理。

02 細節之處見便捷

除了基本的文檔協作，新世相還會借助石墨中的一些小細節功能，提升工作效率。比如收藏、創建副本、導出、評論等。

當看到一篇以后可能用得著的文檔時，就可以先收藏起來，然后在石墨工具臺「收藏」入口找到。

「最近使用」「我創建的」也是和「收藏」一樣高頻使用的入口，方便查找文件。

「創建副本」對于快速復制文件也非常方便。“我自己建一個文檔，但我分享給別人，可能想有一點不同，我會再創建一個副本，然后編輯副本，”吳靚告訴石墨。

有時和第三方合作，吳靚還會使用導出功能，將文檔導出為 pdf 發給客戶。

除了單獨寫文檔的場景，另外一種是大家共同討論、或是需要大家寫下自己的評論或看法，比如頭腦風暴等。

新世相之前的一個親子課程，需要教研組撰寫一篇文章，教研組寫好大綱后，分享給其他同事，同事看完后，會利用石墨「劃詞評論」功能，對需要修改的句子進行批注及討論。

新世相還會使用「@」功能來分配任務，比如教研組有時會安排某位同事去閱讀某本書，調研某個課程，就可以直接在文檔中@相關同事。

03 AI 實驗室，新世相用技術賦能內容

新世相注重用技術為內容創作賦能，可能是中國擁有工程師人數占比最高的內容公司之一。

團隊自研的內容中臺「新世相 AI 實驗室」，為內部創作、創意生產提供了框架性支持。

新世相 4 年來采集的兩百多萬個用戶真實故事，悉數保存在內容中臺的故事大數據庫中。從逃離北上廣的單身母親，到浦東 CBD 的「社畜白領」，每段故事都有一個真實的場景、一位真實的用戶、一段真實的關系。

這些真實故事和它們背后的海量情感，幫助新世相敏銳洞察青年情緒、挖掘故事價值，敏捷創作出了無數篇 10 萬+文章、多部廣受好評的故事短片。疫情期間，新世相拍攝的《凌晨四點的武漢》再次刷屏，武漢深夜的真實故事令人動容，人民日報也進行了轉發點贊。

新世相的編輯們幾乎每天都會登錄使用「AI 實驗室」。每次選定一個新的創作方向后，進入「靈感地圖」搜索關鍵詞，僅需不到一秒鐘，頁面就會呈現近 500 個關聯詞。該功能也被一位同事比喻為「幫我打開潘多拉的寶盒」。

同樣值得一提的是，在「實驗室」的內容中臺，新世相還可以通過機器學習為文章標題評分、通過句式分析算法優化標題吸引力。這些「黑科技」工具有效地提升了大家的內容創作效率，備受好評。

在吳靚看來，內部效率影響著企業對外內容的輸出，但很多公司其實都忽略了這個問題。

衡量效率工具的標準其實非常簡單，對于老板，看是否可以省錢降成本，對于員工，看是否好用，省時間，從而可以準時下班和朋友看場電影。

新世相的 AI 平臺，它解決了內部效率消耗的問題，之前沒有平臺的時候，內容人員找靈感，可能要四處搜索資料且沒有高效的流程，平臺的出現，減少了找靈感的時間，提高了內容人員效率。

石墨文檔同理，如果要找一個幾個月前甚至幾年前的項目文檔，就算電腦不在手邊，就算當初的負責人已經離職，只要登錄石墨賬號，就可以及時搜索到，同樣節省了很多時間。

說到底，企業效率的提升，還是要看管理者將其擺在怎樣一個位置。企業在創業初期可能很容易忽略這些事情，但當企業業務不斷做大，規模不斷擴張時，協同辦公自然是個不能回避的話題。