一土教育 | 工作群+主文檔，企業(yè)協(xié)同管理原來(lái)可以如此靈活高

一土立足中國(guó)國(guó)家課程標(biāo)準(zhǔn)，融合中國(guó)優(yōu)秀的教研能力和國(guó)際先進(jìn)的學(xué)習(xí)研究與教學(xué)方法，實(shí)現(xiàn)以學(xué)生為中心、關(guān)注學(xué)生的生命成長(zhǎng)和幸福人生的全人教育，培養(yǎng)“內(nèi)心充盈的樂(lè)天行動(dòng)者，理性創(chuàng)新的高效學(xué)習(xí)者“ 。

01 教學(xué) & 辦公，需要信息共享、溝通協(xié)作平臺(tái)

2016 年 9 月，一土北京正式開(kāi)學(xué)，并在故宮舉辦開(kāi)學(xué)典禮。2017 年 9 月，一土廣州校區(qū)正式開(kāi)學(xué)。2018 年 10 月，一土空間在北京落地。2019 年 1 月，一土教育與北京 BISS 國(guó)際學(xué)校開(kāi)展戰(zhàn)略合作。

從成立至今的 3 年多時(shí)間里，一土教育從一家小微企業(yè)逐步成長(zhǎng)為擁有 200 多名員工的中型企業(yè)，業(yè)務(wù)形態(tài)也從最開(kāi)始的一土學(xué)校，擴(kuò)展到一土網(wǎng)絡(luò)和一土空間。

但隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大，業(yè)務(wù)線的增多，加之業(yè)務(wù)形態(tài)差別巨大，一土教育發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的辦公方式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)有的辦公需要。

比如，大量的郵件和微信群溝通會(huì)導(dǎo)致信息共享非常麻煩，缺乏工作文檔的統(tǒng)一存儲(chǔ)、管理平臺(tái)，各業(yè)務(wù)線之間無(wú)法緊密聯(lián)系、高效協(xié)同。

無(wú)論是在教學(xué)場(chǎng)景還是辦公場(chǎng)景下，一土教育都需要一個(gè)公共平臺(tái)用于信息共享和溝通協(xié)作。

2018 年 4 月，一土教育開(kāi)始使用石墨文檔企業(yè)版，結(jié)合企業(yè)微信等即時(shí)通訊工具以及自主開(kāi)發(fā)的教育系統(tǒng)，一土教育走上了數(shù)字化的高效協(xié)同辦公之路。

02 企業(yè)微信 + 石墨文檔，獨(dú)創(chuàng)文件協(xié)同、管理辦法

打造 “成全式教育生態(tài)” 是一土教育的使命與愿景，而這條基礎(chǔ)教育創(chuàng)新之路充滿了挑戰(zhàn)，既需要實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生 / 教師 / 員工的賦能，更需要實(shí)現(xiàn)對(duì)組織的賦能，打造一個(gè)可自主管理的組織 “生命系統(tǒng)” 。

在實(shí)現(xiàn)組織賦能的實(shí)踐過(guò)程中，一土教育發(fā)現(xiàn) “信息透明易查詢” “支持自發(fā) / 自主的組織” “方法論與經(jīng)驗(yàn)的分享” 是三個(gè)關(guān)鍵的 “腳手架”，并創(chuàng)造性地打造出了企業(yè)微信+石墨文檔的企業(yè)協(xié)同、管理方法。

1. 信息透明易查詢

在一土教育，所有的部門(mén)和項(xiàng)目都有一個(gè)共享文件夾和主文檔，主文檔鏈接會(huì)被放置到對(duì)應(yīng)企業(yè)微信群的群公告。部門(mén) / 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人實(shí)時(shí)更新維護(hù)主文檔，其他成員就能夠隨時(shí)隨地查閱所需的信息。

2. 支持自發(fā) / 自主的 “小項(xiàng)目” 和 “小團(tuán)隊(duì)”

一土教育鼓勵(lì)自發(fā) / 自主的 “小項(xiàng)目” 和 “小團(tuán)隊(duì)” 。每當(dāng)發(fā)起小項(xiàng)目時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人會(huì)直接在企業(yè)微信拉群，然后在石墨文檔創(chuàng)建一個(gè)專屬文件夾和主文檔，并將相關(guān)成員加入?yún)f(xié)作。

主文檔是這個(gè)工作群內(nèi)部所有工作相關(guān)文檔的匯總，里面包括工作群的基本信息，人員列表和職責(zé)分工，工作流程和原則，會(huì)議記錄和歷史文檔等等。

3. 方法論與經(jīng)驗(yàn)分享

一土教育會(huì)定期舉行教師研究課題成果展，學(xué)校管理人員發(fā)現(xiàn)，在成果展上，老師們自發(fā)將教研成果文檔的二維碼粘貼到展板上。

在交流分享的過(guò)程中，老師們掃碼就能看到他人的教研成果，點(diǎn)擊收藏就能直接保存到自己的石墨文檔，這為教師之間相互學(xué)習(xí)、借鑒研究成果提供了便利。

“在推廣石墨文檔的過(guò)程中，我們沒(méi)有花費(fèi)很多的精力，只要找到好用的應(yīng)用場(chǎng)景，‘自上而下’+‘自下而上’將同時(shí)發(fā)生。”

 

 

03 組織賦能、管理升級(jí)，助力一土打造 “成全式教育生態(tài)”

“企業(yè)的數(shù)字化辦公實(shí)踐應(yīng)該服務(wù)于組織的愿景、戰(zhàn)略，應(yīng)該與組織規(guī)模的變化、復(fù)雜性的提升保持動(dòng)態(tài)同步。”

在一土教育由小微企業(yè)成長(zhǎng)為中型企業(yè)的過(guò)程中，石墨文檔的協(xié)同能力為其實(shí)現(xiàn)組織賦能、企業(yè)管理升級(jí)提供了有力支持。

一土教育各地、各部門(mén)通過(guò)石墨文檔進(jìn)行文檔實(shí)時(shí)協(xié)作，避免了文件的反復(fù)傳輸，擺脫了多版本管理困境，大大提升了內(nèi)部協(xié)作效率。靈活安全的共享機(jī)制，在打破組織信息壁壘提升信息交換速度的同時(shí)，也充分保障了企業(yè)內(nèi)部的信息安全。

除此之外，一土教育獨(dú)創(chuàng)的即時(shí)通訊工具+石墨文檔的企業(yè)協(xié)同、管理方法，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)工作的規(guī)范化、體系化，也極大激發(fā)了內(nèi)部員工的活力和創(chuàng)造力。

未來(lái)，一土教育將繼續(xù)探索基礎(chǔ)教育的創(chuàng)新之路，打造 “成全式教育生態(tài)”，石墨文檔也將持續(xù)關(guān)注教育行業(yè)的實(shí)際辦公需求，探索更多適用于各形態(tài)企業(yè)管理需要的解決方案。