賦能學生教育與院校管理 落地數字化校園建設

北京交通大學因鐵路而生，由管理起家，是中國第一所專門培養管理人才的高等學府。目前學院學生和員工人數眾多，同時擁有中國工程院院士、國務院參事、國家級教學名師、國務院學科評議組成員、“萬人計劃”領軍人才、教育部“新世紀優秀人才支持計劃”等一大批高層次人才。作為社會服務的重要內容，學院長期開展各類專業業務培訓，與200 多家企事業單位建立了合作伙伴關系，與100 余家地方政府、企事業單位簽訂了戰略合作協議，同時與國外40 余所國際知名院校建立了50 多個合作項目。

北交大經管學院從 2015 年起就開始意識到信息的收集存在量大、復雜的問題，著手信息化的突破：2016 年，牽手致遠，實現院內人事管理、財務管理、項目管理、資產管理的全面管控，著手搭建整體校園化社會服務。2017 年，完成關于院校內人、財、事、物四大方面的高效管理，以及面向學生服務和社會校友服務的服務化管理。2018 年，人力資源、財務管理、項目管理、資產管理以及會議資源、移動審批，包括面向學生和社會校友的管理達到預期建設目標。

北交大經濟管理學院與致遠互聯達成合作，針對北交大提到的管理難點，雙方制定的信息化目標建設分三步走：

新生入校后，生活方式和學習習慣和以往有了很大的不同，學校必須培養學生養成良好自律的學習和生活習慣，這就需要借助一些線上的輔助管理手段管理學生，幫助學生。課程線上化管理，可以有效管理課程資源，極大的簡化學生的選課過程，讓學生對課程、老師對選課情況都一目了然。作為一個高等學府，學校需要客觀、公正、準確的了解每個學生的全面信息，以做到因材施教，也能及時察覺學生的困難，幫助學生成為社會需要的有用之才。基于上述管理難點，北交大經管學院利用致遠互聯協同運營平臺，開始搭建數字化教育體系。

北交大作為一所高校，時刻關注學生的學習、生活情況。為幫助學生從學校這個小型社會成功過渡到大社會，學校在各方面都做了準備。特別是對于一些生活有困難，學習遇到挫折的學生，學校給予了深度的關懷和輔導。致遠互聯為該校設計的“心理陽光房”項目，為教師和學生提供了雙向溝通互助渠道。教師可發布空閑時間，學生來進行預約，或者老師主動關懷學生。輔導期間，詳細記錄學生的咨詢過程，形成完整學生畫像。學生也可以針對輔導情況進行反饋與評價。教師還可根據情況選擇不同維度的深度輔導。必要時，教師可申請相關部門介入，以協作方式幫助學生，為社會輸送健康向上的好青年。

教師發布空閑時間，學生主動預約；或者教師在線主動邀請學生參與。教師和學生分別進行溝通過程的信息記錄，反饋溝通效果。最后，根據雙方的溝通信息形成學生畫像。

心理陽光房在為學生疏通生活、學習難題的同時，可以完善學生畫像，讓學校和老師對學生有更加全面、清晰的了解，以便因材施教，為學生賦能，幫助學生成才。

兼職的老師或教授，都是由不同的部門來管理的。來源不同注定信息所在地不同，例如有的在校友辦，有的在人力資源部，信息記錄重復錯漏不統一。國際認證對這些老師的管理要求很嚴格，相關教學和研究信息必須定期統計上報。在這種情況下，如果沒有有效的管理工具，工作將舉步維艱，效率大打折扣。

校友是高校的寶貴社會資源。與校友建立友好的關系，和他們形成互幫互助的協作圈子，對在校生和校友都有很大裨益。校友的圈子建設包括但不限于校友的回校再教育、企業沙龍講座、校企合作洽談（科研、案例教學）、幫助在校學生就業。

兼職教授申請 ，校友可以承擔并成為兼職教授，分享成功經驗。通過掃描二維碼，變更兼職教授個人信息。支持工作量申報，隨時上報教學、科研項目、論文、講座等工作。

通過與校友建立友好且黏度較高的人才互助生態圈，打通了校內外的隔閡，加強了在校生和校友的協作交流，擴大了在校生的就業渠道，在為校友提供了再學習及回報母校的通道的同時，幫助校友凝聚校內力量，降低了創業風險。有效利用校外資源，讓校內校外形成高效、完善的資源、能力協作圈，提升在校生的能力，也為有社會責任感的校友提供分享、傳播經驗的渠道。

北交大將近5000 的在校學生、近300 的院校教職工形成了一個復雜的小型社會。信息中心的老師都是通過線下詢問、或者調查問卷的方式從其他老師或學生那里獲取信息，這種方式不僅效率低下，而且不利于通過統計沉淀提煉成有效信息，特別是老師的一些諸如家庭信息、教育經歷、教學情況、在校情況等職場、生活履歷信息更難獲取完整。不能了解完整的信息，便不能做好服務工作。

學院的人事管理是最為基礎也是最為復雜的部分。人員包括在職人員、退休人員、返聘人員和臨時工。此外，還要兼管校友和兼職教授等人員的活動，學生管理。當有外事管理需要時，提供整體信息為各科室人員服務，實現全學院人力資源的全生命周期管理。

從崗位需求申請開始，明確需求部門用人需求，并將信息分類匯總提交至招聘部門進行發布，招攬人才。招聘部門收到需求后, 使用致遠互聯的FORMTALK 工具發放招聘需求，此工具主要應用于外部應聘人員能夠在線提交個人簡歷。簡歷將自動推送給招聘專員，形成應聘審批表。招聘專員根據應聘者的信息，篩選合格應聘者推送到用人部門預約面試。通過面試后進入入職流程，可自動通知部門主管入職，并在人事部門完善信息后進入人才信息庫。在職期間，如信息發生變更，如崗位級別、薪資等信息出現異動時，可發起人員異動申請。合同到期后，會根據是否續簽等實際信息而進行合同變更。

離職時，人員可填寫離職申請，記錄交接內容，歸還單位固定資產或其他的財產交割，最后由財務人員進行工資核算。

利用科學的管理工具，進行校內外人力資源的融合和管理，推進人力資源開發與發展，使學校資源和社會資源深度融合，更好的滿足了高校在新形勢下對人力資源的管理需求，促進了數字化大學校園的建設進程。院校人才庫、員工合同庫、人才備選庫的建設和記錄，讓院校增強了人才的建設和管理，做到洞悉人才、儲備人才、發展人才，最終達成為人才提供協作交流圈的目的。

學校的費用管控也缺乏有效的手段，為了避免整個財務預算編制成為一句空話，校領導決定加大力度，根據院校業務特點編制執行財務預算。北交大對費用預算有預算編制，但缺乏費控手段和執行策略。從預算編制開始，到后期費用調控與執行，北交大有獨特的業務需求。

 

費控管理關鍵步驟示例： 按年度編制各部門的預算。選擇成本中心、預算年度、預算期間及預算科目，編制部門預算申請表。用戶通過事前占用（預提）控制各部門的支出。用戶可查詢分析預算數、占用數、執行數及余額。并能精確穿透查詢每筆開銷關聯單據。

隨著高校規模的擴大, 高校年經費支出總量急劇增加, 高校財務管理工作日趨繁重, 難度大大增加. 對支出預算實施有效控制,可保證學校預算順利完成, 節約支出, 減少浪費, 提高資金的使用效益, 更好地促進教育事業健康發展。有效的費用控制以及費用調整過程審批留痕。事前占用、事后核銷，保證費用支出的合理性、預防風險。

北交大項目管理涉及內容廣泛，小到活動，大到大型科研交流項目，都需要進行管控。從立項申請到項目預算控制，再到項目執行階段的分支任務，包括用餐、采購、會議等，最后到項目后期的收支分析、核算與結項等整個生命周期都需要管理。

 

立項、過程中變更（預算調整等），涉及多部門協作時，可自動分配任務給相關協作人員或自主搶單。

通過控制項目成本，有效調控項目資源，分析項目收支，記錄項目執行過程，達到提升項目經濟效益，進行成本控制，資源有的放矢的目的。

目前學校各個體系的人、財、物、事等管理自成一體，信息無法共享；此外，各管理流程中還有很多工作都處在線下處理階段，造成各項管理工作中經常遇到信息不全、無收集來源、數據量大、甚至重復勞動等問題，極大的降低了老師們工作的積極性。所以，學校亟需一種信息共享和協同管理工具，來起到以簡單、準確、高效的方式來完成不同體系的信息的收集、整理、統計工作，減少相關工作人員的重復勞動。

北交大的資產來源豐富，除自行采購資產外，還包括了校友捐贈的物資。數量巨大，種類繁多。資產管理中，我們將資產分為自行采購和捐贈兩部分，形成辦公用品信息庫和固定資產庫，詳細記錄資產的明細及出入庫、庫存等信息。

固定資產庫對資產的來源、價值等信息做了詳細記錄；多種情況下，如庫存不足，領用超庫存時都會進行預警。

通過對資產的有效管理，院校更能合理分配、利用院校有效的物資資源，在提高資產使用的經濟效果的同時，有效降低了院校運營成本，讓每位在校人員，每位在校職工都都從中受益匪淺。保護資產完整，改進資產分配利用情況，提高資產使用的經濟效果，降低運營成本，節約院校資金。

基于北京交通大學經濟管理學院的特點，校方與致遠互聯合作，將信息化建設分為校內和校外兩部分。校內主要是對于人（學生、教職工）、財、事、物的管理。通過對人財事物的信息收集，形成統一數據中臺，分析沉淀學生畫像，在有限的財力、物資資源條件下，精心培養學生，幫助其成為優秀社會人。校外主要是對校外社會資源，特別是已畢業學生的連接、協同、交流和管理。對于社會上的高知人士，優秀的畢業生，學校可以主動聯系，積極協調，鼓勵并歡迎他們來校流，為在校生豐富校外實踐機會。