企業協同辦公平臺

常見問題

• 什么是oa系統?

         OA是OfficeAutomation的縮寫，即辦公自動化。我們所說的OA系統是利用網絡和OA軟件構建的一個單位內部辦公平臺，用于輔助辦公。OA是組織行為管理軟件，用于實現單位內部的協同管理，提高人與人、部門與部門之間的管理、辦公效率，包括單位內部的溝通協作、信息 與資料共享、文件管理、工作流程(各類請示、匯報、審批)。

• 辦公自動化層次有哪些？

         辦公自動化系統、信息管理自動化系統和決策支持自動化系統是廣義或完整的辦公自動化系統組成中的三個功能層次。三個功能層次之間的相互聯系可以通過程序模塊的調用和計算機數據網絡通信手段來實現。集成辦公自動化系統的含義是利用現代計算機網絡通信系統將三個層次的辦公自動化系統集成到一個完整的辦公自動化系統中，使辦公信息的流通更加合理，減少許多不必要的重復輸入信息環節，以提高整個辦公系統的效率。

• OA辦公自動化的好處有哪些？

  1.oa辦公自動化系統規范企業審批業務流程，提高業務審批效率。
         oa辦公自動化系統規范了企業的管理流程，使企業的制度更加完善，流程明確避免混亂的工作流程和低工作效率。oa辦公自動化系統無紙化辦公操作，實現辦公和移動辦公，提高業務審查效率，幫助企業優化崗位，減少人員投入。
  2.oa辦公自動化系統實現信息快速發布，具有高效的溝通合作。
         oa辦公自動化系統可以實時快速發布企業新聞，對各部門信息的傳達沒有任何障礙，幫助企業員工和企業管理者建立橋梁，有效地進行和合作。
  3.oa辦公自動化系統幫助企業樹立良好的企業文化和學習氛圍。
        企業可以通過oa辦公自動化系統建立企業的各種互動欄目，如企業論壇、公司動態、領導聲音、問卷調查、合理化建議、專家支持、員工天地、電子期刊、意見收集等，員工可以貫徹統一企業的核心價值觀，提高企業活力
  4.OA辦公自動化系統實現知識傳播，實現企業最重要的資產——知識的高效管理、沉淀、傳播、應用，完全擺脫人員流動引起的知識流失。
  5.OA辦公自動化系統打破了時間和空間的束縛，全面支持移動辦公，各級領導和員工可以跨越時空障礙，使用網絡平板電腦和智能手機，隨時隨地無縫合作，輕松工作。
  6.OA辦公自動化系統提供全過程跟蹤和管理，全面記錄業務處理的全過程，誰，什么時候，做過什么樣的操作，瀏覽和跟蹤業務的進展狀態，根據需要進行監督和警告，實行風險管理和內部控制。
  7.OA辦公自動化系統提高企業競爭力、團結力的員工與上司交流方便，信息反饋暢通，為發揮員工智慧和積極性提供舞臺，有效提高企業事業團結力和核心競爭力。

• oa系統怎么使用？

  1、實現全員應用OA
         OA系統，本身就是面向全員的工具，所以能夠實現全員應用非常重要。正是如此，就必須保證OA系統的切實落地，需要公司出臺相應的規定來加以保障，使公司人人都用OA。
         OA系統實施完畢后，需要企業制定相應的管理制度予以保障，這個制度也就是使用OA辦公系統的方法、規范和獎懲措施等。同時，每一項制度文件都應該詳細介紹其操作方法、使用對象、責任人，對某些功能還要有獎勵和懲罰的措施，如流程怎么使用，文件怎么共享，日記怎么考核等，讓員工明確的了解系統的使用方式和規范。
  2、讓OA數據成為依據
         OA辦公系統為企業提供了開放、扁平化的溝通平臺，意見、建議和分享都可以得到反饋。更為重要的是OA將流程節點數字化，由此產生的企業數據更是價值連城。
         通過OA系統得到的實時數據和實時統計結果的智能展現，管理者及時地進行管控和指導。而且，OA中的數據更細致，更全面，也更客觀公正，不僅記錄了所有銷售數據，還有所有過程數據，從而輔助管理者更客觀地看待問題，助力企業管理。

• oa流程是啥意思？

        oa流程就是每項工作的流動順序，例如啟動一個跨部門業務，需要經過多個部門、崗位、多個環節的協調，形成一條有邏輯、有節點的工作路線，然后通過分工合作的方式，高效地完成這項工作。
        當然，我們也可以理解為這是管理全員高效運作的一個機制，像郵件、會議等日常工作管理，自然也是通過這樣的流程來實現的，即人們常說的“工作流”。
        除了這些，oa工作流程中還有一些比較常見的權限流、數據流、控制流、審核流程等。特權流程是指流程對象擁有的權限，例如能夠執行哪些操作；數據流，例如某些辦公用品的庫存數量；控制流程，如旅行、采購報銷流程等；審批流程，這應該比較容易理解，例如，啟動一項申請時，需要哪些人或部門審批，有順序，然后還有時間節點，在什么時候完成這一審批流程。

• 辦公自動化包括什么內容？

        OA（辦公自動化）技術分為三個不同的層次：第一個層次只限于單機或簡單的小型局域網上的文字處理、電子表格、數據庫等輔助工具的應用，一般稱之為事務型辦公自動化系統。
         隨著三大核心支柱技術：網絡通訊技術、計算機技術和數據庫技術的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統有四個新的特點：
  （1）集成化。軟硬件及網絡產品的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統。
  （2）智能化。面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。
  （3）多媒體化。包括對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。
  （4）運用電子數據交換（EDI）。通過數據通訊網，在計算機間進行交換和自動化處理。這個層次包括信息管理型OA系統和決策型OA系統。

• 辦公自動化三大核心

         辦公自動化三大核心技術是網絡通訊技術、計算機技術和數據庫技術。電腦的誕生和發展推動了人類社會的進步與繁榮，計算機科學作為信息科學的載體和核心，在知識時代發揮著重要作用。而在行政機關、企事業單位工作中，則是運用Internet/Intranet技術，以工作流為理念，以計算機為中心，運用一系列現代辦公設備和先進通訊技術，廣泛、全面、快速地收集、整理、加工、儲存和使用信息，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效協作；改變以往復雜、低效的手工辦公方式，為科學管理決策服務，實現行政效率的目的。
         一家企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。在第一次全國辦公自動化規劃研討會上，中國專家提出了“辦公自動化”這一概念，即：利用先進的科技，將一部分辦公業務活動物化于人之外的各種現代辦公設備，而人一機信息處理系統則是為辦公業務服務。
         控制的核心環節包括每一項事務的計劃預測、事中執行監督、事后分析優化的循環體系，都要有一個制定目標、分解執行落地、執行中資源協助、執行后分析優化的過程，無論是過程管理、知識管理還是目標績效、計劃任務管理。

• 辦公自動化系統功能有哪些？

  1、人力資源
      HR是整個協同OA的基礎，協同OA系統的整個系統的職責體系、角色體系、崗位體系、權限體系、安全體系都要依靠人力資源，同時協同OA也提供基于人力資源生命周期的管理，動態呈現每個員工的工作狀態和效果。
  2、門戶應用
      Portal最大的價值是分類、聚集和推送，作為工作入口，幾乎所有的企業都會使用，除非有第三方的辦公室門戶。同時，門戶是任何一家企業中用戶最多、使用最多的門戶，為每位員工提供了日常工作入口，也為公司、部門提供了信息展示窗口，為管理者提供報表集中展示，設置靈活，界面美觀，可根據需要定制，使門戶成為PC端協同OA功能中當之無愧的NO.1。
  3、工藝管理
      有組織就必然有流程，企業為了追求規范和效率而上線協同OA，承載了企業眾多的管理內容，因此，在企業中的應用也極為廣泛，在應用上幾乎與門戶并駕齊驅。盡管，每一個企業的流程類型、流程覆蓋面不同，但是流程的普及程度也是有目共睹的，特別是在移動端，當協同OA實現了APP端以及微信的信息推送，流程也取代了門戶門戶成為最受歡迎的NO.1。使用者可在移動端實現旅行報銷等日常事務的處理，幾乎用上就停不下來。
  4、知識管理
      合作OA作為協同OA三大核心之一，知識管理在企業中得到了很好的推廣，但實施深度和廣度差異較大，一方面，由于協同OA本身的各個模塊相互關聯，比如流程會關聯知識文檔，知識管理順理成章地成為一項重要的管理內容；另一方面，由于OA本身與OA之間的關系還有待深入挖掘。
  5、財務管理
      OA的財務管理側重于過程管理：通過預算、借款、報銷、合同管理流程、費用支付流程(請款流程)，控制費用的發生，并根據組織的經營目標，控制費用發生的過程，并將整個過程關聯預算、部門、客戶、項目等信息，做到事先審批、有據審批。
  6、工作微博
      工作日報、工作日志系統作為執行力建設的重要內容，許多企業都設立了工作日報、工作日志系統來幫助員工梳理自己的“日常工作”，也讓管理者第一時間了解員工的工作進度和工作狀態。合作OA的工作微博應用類似新浪微博的形式，讓員工和管理人員對日常工作心中有數。
  7、日程管理
      這是管理人員和外地人員最喜歡的功能。可將OA中的任何事物進行關聯，包括會議、任務、待辦等，并可實現組織內部的共享，在移動端可與手機同步，為用戶提供非常方便的時間管理工具。
  8、會議管理
      OA中的會議管理能幫助企業規范會議時間、決策內容、決策方式；營造會議流程與會議、決策會議、報告與會議的和諧體系，有效提高高層決策效率；形成會議決策機制，建立高層決策知識積累框架；跟蹤會議決議執行情況，最終達成問題解決！
  9、出席管理
      或許你無法想像？有很多合作OA的企業都樂于使用考勤管理功能，特別是當移動辦公出現時，基于地理位置的真實考勤記錄，使OA考勤管理更有優勢，而且通過OA考勤，可以關聯員工外出/出差情況，實現考勤考勤的自動化管理。

• 辦公自動化包括哪些東西？

  第一個層次：
         OA系統，最基本的應用，包括文字處理、個人日程安排、行文辦理、函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報表、人事管理、工資管理，以及其它事務處理，一般稱之為事務型辦公自動化系統。
  第二個層次：
         信息管理級OA系統，該層次的OA主要是MIS，它利用各業務管理環節提供的基礎數據，提煉出有用的管理信息，把握業務進程，降低經營風險，提高經營效率。這個數據庫建立在事務級OA系統基礎之上，構成信息管理型的OA系統。
  第三個層次：
         決策支持級OA管理系統，最上層的應用，它以事務處理型和管理控制型辦公系統的大量數據為基礎，同時又以其自有的決策模型為支持，它建立在信息管理級OA系統的基礎上。