強(qiáng)生集團(tuán)借助Alteryx，自動化實現(xiàn)95%的合規(guī)培訓(xùn)流程

用例概述

在強(qiáng)生，醫(yī)療保健合規(guī)培訓(xùn)是我們合規(guī)計劃的基本要素。確保我們達(dá)成目標(biāo)是組織成功的關(guān)鍵。我們創(chuàng)建了一種全面的端到端的方法，用來定位與跟蹤年度合規(guī)培訓(xùn)，并提供透明度。使用Alteryx Designer、Server和Tableau，我們消除了零碎的手動流程 – 醫(yī)療保健合規(guī)辦公室（Health Care Compliance Office, HCCO）曾經(jīng)需要花費數(shù)天時間才能生成報告。而如今，報告流程已經(jīng)實現(xiàn)集中化與自動化，且即時可用。對我們100多家衛(wèi)生保健合規(guī)辦公室來說，這樣做有效縮短了合規(guī)周期，并讓我們可以與領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行富有成效的對話并提供寶貴的洞察。

描述您需要解決的業(yè)務(wù)挑戰(zhàn)或難題

強(qiáng)生擁有超過24萬員工，其中包括正式雇員與合同工。最大的合規(guī)需求是將七大板塊合理納入同一個優(yōu)秀的合規(guī)計劃中。培訓(xùn)只是其中之一。醫(yī)療保健合規(guī)辦公室必須為業(yè)務(wù)提供各種支持。過去，這是一個充分依賴手動的獨立流程，用于確定他們需要培訓(xùn)的對象。我們每年大約對12萬人進(jìn)行年度合規(guī)培訓(xùn)。當(dāng)考慮到需要對他們進(jìn)行后續(xù)跟進(jìn)，以完成9萬5千人的達(dá)成率，這就會變得有些復(fù)雜，除非有一種高效的組織方式并使人們可以輕松獲取相關(guān)信息。

在我們參與幫助實現(xiàn)合規(guī)計劃自動化之前，實際上是從各個國家的HR數(shù)據(jù)系統(tǒng)中提取Excel工作表來完成的。我們需要從學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)中手動獲取數(shù)據(jù)，對其進(jìn)行審閱并根據(jù)清單確定哪些人已參加過培訓(xùn)，然后對他們進(jìn)行跟進(jìn)。最后，我們能夠分析出完成一個周期需要花費的大致時間，并從信息傳遞的角度考慮如何做到更好，能夠更快地獲取數(shù)據(jù)。

描述您的解決方案

Alteryx在培訓(xùn)周期的所有四個環(huán)節(jié)都有客戶觸點：

1.受眾識別

2.跟蹤完成

3.用戶跟進(jìn)

4.指標(biāo)/分析

以前，為了方便流程中的每一步，我們設(shè)置了各種不同的職位和工作流。每個有涉及的系統(tǒng)都設(shè)置了管理員。例如，學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)的管理員將獲取報告和數(shù)據(jù)請求，HR管理員或IT部門的人員也可以獲取數(shù)據(jù)請求。我們把所有這些職位都取消了。將一切都集中起來，現(xiàn)在所有的數(shù)據(jù)源都通過一個集中的流程連接。

我們在Alteryx Server上有大約二十多個預(yù)定的工作流，與培訓(xùn)流程的某些組件相關(guān)并且每天運行。我們還與SharePoint高度集成，存儲映射列表與關(guān)鍵任務(wù)的數(shù)據(jù)結(jié)果。我們的同事和業(yè)務(wù)合作伙伴使用的最終儀表板產(chǎn)品存儲在Tableau Server中。我們能夠每天自動更新Tableau數(shù)據(jù) – 因此用戶知道他們正在從學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)中獲取的是接近實時的數(shù)據(jù)。

另一個例子是“受眾識別流程”。Alteryx工作流結(jié)合了批處理文件的執(zhí)行，創(chuàng)建必要的占位符文件，將文件轉(zhuǎn)移到不同的文件夾并將每周創(chuàng)建的所有文件歸檔。

描述您收獲的成效

從受眾識別，到在學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)中協(xié)助數(shù)據(jù)加載與定位，再到由醫(yī)療保健合規(guī)辦公室為跟蹤和匯報而進(jìn)行的受眾細(xì)分，Alteryx在端到端流程中的每一步都帶來了明顯的改進(jìn)。

使用Alteryx之前

耗時的流程需要繁重的手動工作。過去，在使用Alteryx之前，需要醫(yī)療保健合規(guī)辦公室發(fā)起獲取數(shù)據(jù)的請求。他們真的必須坐下來逐行逐字的解析數(shù)據(jù)。在匯報流程里的受眾識別，以及在初始階段訪問學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)同樣需要大量手動工作。

使用Alteryx之后

1.時間花費上的巨大轉(zhuǎn)變。

2.總體流程沒有大的變更，但我們已實現(xiàn)95％的流程自動化。

3.過去需要數(shù)天甚至數(shù)周完成的任務(wù)，現(xiàn)在只需要數(shù)分鐘或數(shù)小時。

4.數(shù)據(jù)實現(xiàn)日更–相較于之前的流程，用于通信目的保留的可能是幾天甚至一周前的數(shù)據(jù)，如今保留近24小時以內(nèi)的信息是一個巨大的飛躍。

當(dāng)我使用Alteryx時，我感覺自己像個超級英雄，時刻在與這些反派斗爭 – 緩慢、手動和過時的流程。我的頓悟時刻正來自于與Vlookups說再見時 – 當(dāng)使用Excel比較兩個數(shù)據(jù)集時會經(jīng)常重復(fù)的操作。