Zoho Projects合作盈峰集團：項目管理應(yīng)用

(2)項目背景

在快速發(fā)展的過程中，集團規(guī)模不斷擴大，為了能更加高效、快速的應(yīng)對多項目同時執(zhí)行所帶來的困擾，以及項目質(zhì)量與風險擴大等因素，以數(shù)字化、規(guī)范化方式對項目立項、合同管理、方案設(shè)計、現(xiàn)場協(xié)同和施工等進行規(guī)范化管理，成為盈峰集團的項目管理目標。

(3)解決方案

盈峰集團采用Zoho Projects項目管理軟件，讓項目管理更加規(guī)范化，科學管理項目執(zhí)行的活動過程，并將內(nèi)部項目成員和外部供應(yīng)商統(tǒng)一管理起來。Zoho Projects內(nèi)多種模塊工具很好的滿足了盈鋒集團對于項目管理的需求。

1.項目模板

盈峰集團有很多子公司，要執(zhí)行的項目很多，類型也各不相同。有的是自研類項目，還有咨詢類，運維類，服務(wù)支持類等。同一類型的項目，里面所含工作框架結(jié)構(gòu)雷同。比如自研類的項目，可能就不含有立項，方案選型/采購等工作，而是內(nèi)部立項，需求驗證，匯報，跟領(lǐng)導要資源等工作。

為了快速創(chuàng)建雷同項目，盈峰使用了Zoho Projects的項目模板功能，通過excel表格導入任務(wù)的方式，快速創(chuàng)建好了5大類型的項目模板。之后每次有了新項目，項目經(jīng)理只需一鍵套用模板來創(chuàng)建新項目，再加以任務(wù)細化與微調(diào)即可。

2.任務(wù)細化

盈峰集團的項目模板里 預(yù)先安排好了大的節(jié)點和任務(wù)，但是具體到某個項目，還需要PM做一些細化，并下達到具體經(jīng)辦人。如果遇到項目變更，項目組成員和PMO審核后，項目經(jīng)理在軟件中對項目任務(wù)起止日期等信息做修改，定下來后，添加一條基線，將此新版本的項目計劃記錄下來，方便在項目執(zhí)行過程中，查看實際進展和計劃相比的延遲情況。

3.成員權(quán)限設(shè)置

盈峰集團的項目成員分四類：PMO、項目經(jīng)理、普通成員、外部實施供應(yīng)商。

· PMO負責制定整體項目計劃模板/業(yè)務(wù)流程藍圖/成員權(quán)限配置等。

· 項目經(jīng)理負責套用項目模板來創(chuàng)建自己的項目，對項目任務(wù)進行細化/分配給普通成員等。

· 普通成員只負責在軟件里執(zhí)行自己這個環(huán)節(jié)的任務(wù)。

· 外部實施供應(yīng)商作為客戶用戶，也加入了跟他相關(guān)的項目，負責相關(guān)的任務(wù)執(zhí)行。

Zoho Projects的權(quán)限控制非常細致，分為門戶級（公司級）/項目級/模塊級/字段級操作權(quán)限設(shè)置。極端例子是，你可以為每個成員設(shè)置一套獨特的操作權(quán)限。

4.多級審批/流轉(zhuǎn)多人員多環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程的設(shè)計與實現(xiàn)

盈峰集團對于任務(wù)的管理比較嚴格，有的必須通過他人審核，才能結(jié)束。有的是必須提交了交付物才能結(jié)束。通過Zoho Projects的藍圖功能，盈峰將線下流程搬到線上，用軟件保證了每個階段都是按照管理層的要求去推進的。

5.交付物管理

Zoho Projects項目管理系統(tǒng)里，每個項目都有文檔模塊，項目成員在執(zhí)行任務(wù)的時候，可以對任務(wù)附加交付物，它會自動進入該項目的文檔模塊，方便統(tǒng)一管理。而且還支持對文檔進行多人協(xié)同編輯，并自動保存為新版本，可以隨時恢復舊版本，也方便溯源。

6.任務(wù)跟蹤與報表

項目成員可以每天查看自己的逾期任務(wù)/今天要完成的任務(wù)/未完成的問題（bug,風險），項目經(jīng)理可以每周查看項目整體進展/本周完成任務(wù)/下周應(yīng)完成的任務(wù)/截至目前的逾期未完成任務(wù)/截至目前的逾期未完成問題等，及時跟進任務(wù)，盡力做到任務(wù)的日清日結(jié)。