深圳同辰建筑：我們全國300+項目高效管理的秘訣

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(1)客戶介紹

深圳市同辰建筑設計咨詢有限公司/ 行業：建筑設計咨詢/ 使用目的：項目管理、異地團隊管理

“今年五月簽約后，我們全國三百多個運營中的項目都轉移到了Worktile進行全方位跟蹤管理，同時全公司的審批流程也都轉移到Worktile進行。那些因為項目周期很長，日常聊天工具溝通產生的信息不對稱、不明確以及項目進度拖延等問題，都有了很大程度改善。得益于Worktile，公司整體的人員管理能力和業務能力都有了比較大的提升。”

——同辰建筑項目經理

(2)項目背景

深圳市同辰建筑設計咨詢有限公司（以下簡稱同辰建筑）創建于2012年，是集“設計顧問、成本優化、建設管理、信息技術”于一體的綜合性咨詢服務企業。歷經8年積淀，同辰建筑的業務范圍已經擴展到全國30多個省份，為客戶累計創造超100億的價值。

隨著業務量不斷發展，原有線下項目、人力管理的方式已經不能滿足企業發展需求；除此之外，全國范圍內分公司及辦事處的逐漸設立也對信息的有效溝通造成較大困擾。

正是這樣一系列的需求，才有了同辰建筑與Worktile合作的契機。

(3)解決方案

項目管理：從不斷拖延到準時交付

同辰建筑構建深圳、上海雙中心，雙核發展模式，已經在深圳、上海、北京、長沙、武漢、西安、成都、鄭州、昆明、重慶等全國十大重點區域分別設立了分公司及辦事處，業務范圍拓展到了30個省份、自治區、直轄市等，這種分散再加上傳統的線下項目管理方式，給項目進度管理帶來了不少的障礙。因為每個人都要同時負責多個項目，且項目周期一般都比較長。通過線下方式去管理，管理層很難準確去把控各個項目的進度。

——Worktile是如何幫助解決項目管理問題的？

Worktile平臺對同辰建筑最大的價值是實現項目信息的整合和云端一體化管理。

在項目信息上，項目負責人通過項目看板能快速了解到自己負責的項目、參與的任務、今天要做的事、本周計劃、更長遠的目標等；在進入某項目之后，項目負責人、參與人、時間節點、優先級、任務描述、溝通記錄、子任務、關聯任務、附件等一系列信息將得到展示。除了能夠獲取詳細的項目信息，項目的變動也能通過@等多種方式快速通知到相關人。

在項目進度上，通過Worktile工作流可對項目進行全程追蹤，從提出想法到最終交付產出的各關鍵階段；并通過拆分各階段的任務、指定負責人、時間節點來驅動協作，輕松幫助項目負責人掌控項目進展和流程。除此之外，還可以通過看板、表格和列表等展示方式，直觀查看每個項目的進展情況，每個成員的任務完成情況，以針對任務設置相應的提醒策略。

在項目溝通上，Worktile除了提供一對一私聊、多人群聊之外，在溝通和分享上有極大的自由度。比如：項目負責人能將私聊中討論的內容就地建成任務并指派；如果想在討論過程中對某個任務/文件關聯，也只需通過一個點擊就能實現；除此之外，大家也可以在每個項目中就問題展開討論。當然，這里也只是講述了部分Worktile的溝通能力。

“Worktile在項目信息、項目進度、項目溝通等方面幫我們構建了比較良好的解決方案，所以團隊管理、項目進度等問題也都有了很大程度的改善”?

——同辰建筑項目經理

團隊協作：從信息不對稱到快速達成共識

除了因分公司和辦事處分散造成的信息不對稱以外，每個項目進行到一定的階段，都需要其他相關部門或外部人員進行聯合協作，比如結構圖復審等。此前，一般都是通過郵件、聊天等工具進行溝通。而因為項目周期長，很容易出現信息不對稱和糾紛等情況，團隊管理、業務的進度管理難度也因此加大。

——在解決信息不對稱的問題上，Worktile給團隊帶來了什么幫助？

針對信息不對稱問題，Worktile的解決方案是需求信息的完整溯源，溝通記錄的永久保留。因為在Worktile，不同部門的人都可以被添加進同一個項目，從而在云端組成一個任務小隊，通過我們上面講過的溝通方式解決問題和討論。

并且，過程中的討論記錄、文檔等都是默認永久保留，就算是中途加入新人，只要給與權限，新人也可以通過任務的關聯脈絡完整的獲取項目需求信息。就算溝通記錄被人為刪除，也可以通過活動記錄進行回溯查看。

除此之外，在與其他部門進行集體性任務的時候，Worktile能幫助項目負責人快速獲取相關人員的日程安排，以及做到日程信息的有效發布和自動提醒。

因為在Worktile建立日程任務的過程中，你可以通過日程表輕松了解到誰在當下時間點是有會議或任務的，從而避免與每個人都進行溝通確認。在建立日程之后，無論是在移動端和網頁端，臨近任務時間點都會收到多次提醒，以確保人員的準時參與。

“Worktile對于我們這個行業來說是一個特別合適的工具，因為基于它建立起來的項目和溝通，都能被快速的響應，或者找到適合的方法來驅動。”

——同辰建筑項目經理

成果文件管理：從費時費力到隨時查找導出

在同辰建筑，設計類的業務除了產出的設計成果、第三方確認函等文件要保存下來之外，還需要根據各個項目的階段節點來篩查，但是在引入Worktile之前這些都沒有很好的解決方式。

——現在同辰建筑的項目成果文件管理有什么變化？

項目成果文件管理問題，在Worktile，無論是通過項目、企業網盤以及子產品Wiki都能有效的解決。而這里，同辰建筑主要是以項目為主要解決方案。我們在上面也有提到，Worktile的項目信息都是默認永久保留的，在任何時候都能根據項目的階段分類快速找到，或者通過全局搜索來實現。除了這種簡潔的管理方式之外，還可以主動將個人工作文件或是項目文件儲存在Worktile的個人網盤或企業網盤。