Worktile合作Skywen天問信息：異地辦公零障礙

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(1)客戶介紹

Skywen天問信息創立于2016年初，是一家以信息數據研發和互聯網應用研發為主的互聯網公司。我們的核心服務目標，是助力企業級主體使用互聯網信息化模式改善企業效率和互聯網上云方式企業全面數據化，并在小程序以及PC端應用開發和融媒體運營兩個核心需求上，提供從策劃、運營、開發、執行、反饋全部整體解決方案。

2019年，我們通過國家高新技術企業和浙江省中小企業認證，為企業長遠發展帶來了突破性的條件。未來，我們將致力于上線自主研發產品，建成自主核心技術圈，開啟企業自主品牌的推廣。

由于擁有杭州、紹興兩地團隊，異地辦公的項目溝通和團隊管理需要采用更加高效的管理方案。2016年中旬，我們開始使用Worktile幫助解決溝通和管理的問題，取得了顯著的成效。使用過程中，我們結合平臺性質和自身的團隊特點，逐步摸索、建立了系統的項目管理制度，在工作效率、項目運作、制度規范等方面實現了各方面的跨越。

下面介紹我們對于Worktile的具體運用。

(2)項目背景

(3)解決方案

一、定義任務

在實際使用過程中，發現原有的通用配置中，集合了一個任務從計劃到發布的全部流程，并不適用于我們團隊現有的工作模式和協作方式。因此，我們采用根據項目性質進行設計任務類型，配置不同崗位的人員的方式。與此同時，給每個任務配置相對應的任務狀態。

通過配置任務的方式將不同需求階段的連接性展示出來，實現需求的無縫銜接與流程自動化，在提高團隊工作透明度的同時大大提升團隊的整體工作效率。任務可以進行分解成子任務（目前選擇派生關系），由于父任務和子任務的負責人處理的類型會不同，所以給子任務也配置了這三種類型，在創建時可以自由選擇。

二、任務流程

在統計數據的分析時候，發現給予多人創建任務的權限，會引起部分數據混亂，故對人員創建權限進行了部分限制。進行這步操作的同時，發現合理有效的規范任務的格式，包括標題、負責人、評論等形式，對管理層查看實時狀況也有了更舒適的體驗，也方便統計者進行整理內容。

1.規范任務流程，限制創建父任務的權限

創建父任務角色：產品經理、UI設計、運營&行政創建需求任務；產品經理創建開發任務（研發可在已有的父任務下創建子任務）
同一項目開發進程中，在評論里進行交流的無需新建任務，除非重大的需求問題、新增的子任務、成為迭代版本的需求等

2.創建任務名稱規范

需求任務：
【崗位任務】+版本號（無迭代可不寫）+需求內容，例：【產品原型】1.0 需求&原型圖
【項目名】+版本號（無迭代可不寫）+說明，例：【SkywenWeb】3.0 官網項目

開發任務：
父任務：【版本號】+問題描述，例：【1.1】開發需求和BUG匯總
子任務：【模塊名】+問題描述，例：【首頁】根據提供的內容進行重新填充

日常任務
【分類名】+內容描述，例：【團隊工作】周報工作試運行
【地區】+【姓名】+申報事物描述，例：【杭州】【lweein】F級人才認證

3.任務人員的變更

任務的不同階段，及時變更任務狀態及相關負責人；變更同時，任務的負責人不能同時是任務的參與人

4. 結束任務規范

任務關閉結束時，作出及時反饋，評論進行描述并@到相關參與人員，說明任務的完成情況

評論規范

開發類：截圖+客戶反饋+研發bug情況描述+修復情況，部分細節可視具體任務而調整
設計類：版本號+設計結果，例：V1.0設計完成定稿
產品類：版本號+需求結果，例：V1.0需求凍結，V1.0文檔定稿
運營/行政類：發布結果，例：文章已推送/已發表

三、消息通知

基于Worktile的功能和使用過程中，同時收集了公司成員們的使用體驗及優化意見，在符合公司內部的制度，并提高團隊協作有效性的情況下，研究討論出了一套更高效、便捷的消息通知模式，在每個具體任務中，我們可以設置負責人，其他相關人員作為任務的參與人。當任務出現變化或評論等，對應的相關人員會收到通知，保證信息的及時分享。

四、簡報方案

結合Worktile的數據統計進行整理，有效的查看團隊成員當月任務的工作量和完成效率。數據統計作為一部分績效考核和個人成長空間參考，一定程度上加強了成員們的工作上進心與責任感培養。管理者在查看簡報時，產生對成員進行培養方向的思考以及下月任務量的科學分配；成員本人在編寫及查看簡報時，產生自我評估與工作預期及規劃。