Teambition合作PP醬：項(xiàng)目管理

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(1)客戶介紹

「PP 醬」是一家專門為企業(yè)定制 PPT 和 Keynote 的創(chuàng)新型設(shè)計(jì)服務(wù)公司，服務(wù)過(guò)阿里巴巴、希爾頓、蘇寧環(huán)球、海爾、交通銀行等知名企業(yè)。隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，PP 醬在「項(xiàng)目管理」、「服務(wù)流程」和「跨區(qū)協(xié)作」等方面面臨諸多挑戰(zhàn)，使用 Teambition 將這些難題逐一化解，公司的業(yè)務(wù)發(fā)展也隨之進(jìn)入另一個(gè)新階段。

(2)項(xiàng)目背景

我們的服務(wù)都是在線溝通完成，存在了跨地區(qū)合作、多部門參與以及多項(xiàng)目同時(shí)管理等問題，Teambition 很好地解決了以上問題，我們已經(jīng)很依賴于 Teambition 來(lái)實(shí)現(xiàn)更高效的協(xié)同辦公。

周國(guó)，PP 醬創(chuàng)始人

(3)解決方案

多地設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)跨城市協(xié)同

PP 醬有一部分優(yōu)秀的兼職設(shè)計(jì)師分布在國(guó)內(nèi)不同城市，Teambition 在跨地域的項(xiàng)目協(xié)作上是很好的工具。

準(zhǔn)確傳遞客戶需求，降低返工成本

以往在傳遞客戶需求時(shí)總是存在遺漏和誤讀的風(fēng)險(xiǎn)，而降低這種風(fēng)險(xiǎn)可以大大減少返工的成本。在使用 Teambition 后，與客戶溝通的信息終于不再四散各地：每個(gè)項(xiàng)目的客戶需求和反饋意見統(tǒng)一放在「分享」中；如需討論，就在項(xiàng)目?jī)?nèi)的「群聊」進(jìn)一步溝通。

養(yǎng)成使用習(xí)慣后，項(xiàng)目組員都知道在哪里獲取第一手的客戶需求和反饋，避免層層轉(zhuǎn)達(dá)后造成需求誤讀。即便設(shè)計(jì)師分布在不同城市，也能實(shí)現(xiàn)「協(xié)作無(wú)間」，一起服務(wù)好每一個(gè)客戶項(xiàng)目。

「分享」相當(dāng)于項(xiàng)目?jī)?nèi)的在線文檔，支持成員在線編輯與討論。

成員習(xí)慣在這里圍繞項(xiàng)目中的事務(wù)溝通，溝通內(nèi)容沉淀在項(xiàng)目中，不必另建微信群或者翻看郵件尋找對(duì)話記錄。

「群聊」相當(dāng)于一個(gè)基于項(xiàng)目的微信群。

工作內(nèi)容沉淀在項(xiàng)目中，組員變動(dòng)不影響項(xiàng)目進(jìn)度

設(shè)計(jì)類項(xiàng)目時(shí)常會(huì)遇到更替設(shè)計(jì)師或商務(wù)經(jīng)理的情況。不同于使用 IM 通訊軟件或者通過(guò)郵件溝通，Teambition 的過(guò)程內(nèi)容都沉淀在項(xiàng)目中，成員無(wú)論合適加入都能查看到完整的歷史記錄，項(xiàng)目進(jìn)展、文件分享和事務(wù)討論都不必「再轉(zhuǎn)發(fā)一次」。無(wú)論是在什么節(jié)點(diǎn)加入，新成員總是能夠在第一時(shí)間自主獲取信息，快速進(jìn)入?yún)f(xié)同工作狀態(tài)。

新成員加入后也能看見之前的過(guò)程。

多個(gè)部門一起協(xié)同工作

借助 Teambition，PP 醬以「項(xiàng)目」為單位，圍繞一個(gè)個(gè)項(xiàng)目展開工作，每個(gè)項(xiàng)目都會(huì)涉及到設(shè)計(jì)部、商務(wù)部、財(cái)務(wù)部或運(yùn)營(yíng)部等多個(gè)部門的參與。讓不同部門成員在同一套規(guī)則體系、同一工作流下協(xié)作，是使用 Teambition 后才實(shí)現(xiàn)的工作模式。

打破部門界限，圍繞「項(xiàng)目」協(xié)作

進(jìn)入每一個(gè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目， Teambiton 經(jīng)典的「看板視圖」可以讓項(xiàng)目流程和任務(wù)分配情況一目了然。每個(gè)階段中的各項(xiàng)任務(wù)可以由不同部門的成員負(fù)責(zé)，比如「商務(wù)溝通」中的任務(wù)執(zhí)行者可能來(lái)自銷售部門，而「初稿制作」中的任務(wù)由由設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)。

各部門成員不僅能隨時(shí)更新自己的任務(wù)信息和狀態(tài)，也能同時(shí)了解上下游的工作進(jìn)展，方便多部門間的快速需求對(duì)接和緊密協(xié)作。

項(xiàng)目的商務(wù)和設(shè)計(jì)流程都看板上清晰呈現(xiàn)，讓來(lái)自不同部門的項(xiàng)目組員輕松協(xié)作。

管理者和組員都有自己的項(xiàng)目視角

Teambition 提供豐富的項(xiàng)目視角，管理者和執(zhí)行組員都能找到合適自己的打開方式。

管理者使用 Teambition 的「時(shí)間視圖」及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)行總體的規(guī)劃和進(jìn)展。

項(xiàng)目成員在「工作臺(tái)」查看近期任務(wù)，可以直接從這里進(jìn)入任務(wù)。

任務(wù)完成情況公開透明，組員自我驅(qū)動(dòng)

「統(tǒng)計(jì)」公開透明地從項(xiàng)目和人員的維度來(lái)展現(xiàn)任務(wù)的完成情況，對(duì)于任務(wù)具體執(zhí)行者來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目組其他成員的良好完成情況是一種變相的激勵(lì)。成員自我驅(qū)動(dòng)去完成更多任務(wù)，節(jié)省了以往管理人員多次提醒進(jìn)度的精力，也更尊重執(zhí)行人員。

各成員的任務(wù)完成情況公開透明。

有序管理多個(gè)并行項(xiàng)目，精細(xì)組織服務(wù)流程和文件

我們選擇使用協(xié)同工具的一個(gè)核心需求就是多項(xiàng)目并行場(chǎng)景下如何有序地進(jìn)行任務(wù)分配，這方面 Teambition 并沒有讓我們失望。

周國(guó)，PP 醬創(chuàng)始人

通過(guò) Teambition 建立規(guī)范的服務(wù)工作流

以往為客戶服務(wù)時(shí)，只有簡(jiǎn)略的幾個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，使用 Teambition 后 PP 醬詳細(xì)拆解了合作過(guò)程中需要進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)追溯的環(huán)節(jié)，合理地分配到各個(gè)部門，保證復(fù)盤時(shí)可以完整地再現(xiàn)工作流程，出現(xiàn)問題也可以保證權(quán)責(zé)到人。

細(xì)致地規(guī)范整個(gè)服務(wù)流程，每個(gè)關(guān)鍵事項(xiàng)都權(quán)責(zé)到人。

(4)價(jià)值體現(xiàn)

「文件」是設(shè)計(jì)類項(xiàng)目的重要工作內(nèi)容，能否管理好文件和文檔也是確保項(xiàng)目有序推進(jìn)的重要一環(huán)。使用 Teambition 的文件功能可以很方便地進(jìn)行素材對(duì)接，最新版本的文件和文檔都沉淀在項(xiàng)目中，實(shí)時(shí)同步給項(xiàng)目組所有成員；過(guò)程文件也都被保留，成員在任何時(shí)候都可以追溯到歷史版本，防止設(shè)計(jì)部門出現(xiàn)文檔異常或丟失等風(fēng)險(xiǎn)。