公司資料集中存儲在云端，文檔管理與查找更方便

客戶簡介

深圳市易揚聯合科技有限責任公司（以下簡稱“易揚聯合”）創辦于2009年2月。經過10年的發展，易揚聯合已經逐漸由一家小型科技開發公司成長為集電子產品研發、模具制作、注塑加工、電子產品組裝、產品銷售和技術支持為一體的現代科技企業。 

使用金山文檔之前，客戶曾面臨的問題

（1）ERP系統僅限公司局域網內訪問，無法隨時隨地查看和監控公司運轉情況

（2）公司資料繁多，分散存儲在不同電腦，管理和獲取不便

（3）與同事分享文件時，通過郵件/QQ來回傳輸，非常不便，版本易混亂

（4）報表信息的收集匯總過程過于繁瑣

（5）每日工作計劃推進緩慢

 金山文檔解決方案

（1）隨時隨地查看與監控公司的運轉情況

• 使用金山文檔以前：

易揚聯合曾用過ERP系統，但只能在公司局域網內登錄系統查看公司生產與運轉情況，出了公司就查看不了了。老板經常到處出差，也就無法實時查看和監控公司的運轉情況。

• 使用金山文檔以后：

將企業的各項生產信息數據統一存放在《生產報表》這一個表格中，包括業務數據、PMC、生產信息、采購信息、倉庫明細、IQC等。借助VLOOKUP等函數，可快速計算出整體生產數據等。

老板或員工無論在公司、在家還是在差旅途中，打開《生產報表》表格就能實時查看公司業務數據、監控公司運轉，從而加快信息流轉，提高生產效率，確保訂單按時交付。

（2）公司資料集中存儲在云端，文檔管理與查找更方便

• 使用金山文檔以前：

易揚聯合在日常運營中積累了大量資料文檔，如《生產報表》、《采購報表》、《質檢日報表》等，它們分散存儲在不同員工的電腦里，不好管理，查找困難。

• 使用金山文檔以后：

公司將資料文檔集中上傳存儲在云端，分類存儲在不同團隊文件夾，慢慢沉淀成寶貴的企業云端知識庫。企業成員可通過關鍵詞檢索方式快速查找所需的資料。

（3）同事間發送資料，一個鏈接輕松搞定

• 使用金山文檔以前：

同事之間發送資料，通常通過郵件/QQ等發送離線文檔，文檔內容一旦有更新，就要重發一次，電腦里就會多一個版本。不僅過程繁瑣，還容易出現文檔版本混亂的問題。

• 使用金山文檔以后：

因為工作資料都存儲在云端，可將文檔以鏈接方式一鍵分享給他人。若內容需更新，直接在文檔里更新，無論何時打開這個鏈接，看到的內容都是最新的，無需反復傳輸，同時避免了版本混亂問題。

（4）多人在線協作填寫，收集報表信息更高效

• 使用金山文檔以前：

很多工作報表信息是需要多人填寫的，例如《質檢日報表》，之前填寫日報表時，都是每個人先填寫各自的部分，再發給專人匯總，很不方便。

• 使用金山文檔以后：

大家直接在同一個《質檢日報表》里在線協作填寫每日質檢信息，無需來回發送和二次匯總。不光是《質檢日報表》，其它任何信息匯總工作都可以在金山文檔上通過多人協作編輯的方式高效完成。

（5）高效推進每日工作計劃的達成

• 使用金山文檔以前：

公司各部門每天都會制定當日工作計劃，過去主要通過寫在辦公室的實體白板上與大家共享。這種方式不僅查看不便，也無法讓大家實時了解各項任務的完成進度，任務達成緩慢。

• 使用金山文檔以后：

使用團隊里的【待辦】功能，各部門每天直接在【待辦】里填寫每日工作計劃和任務。完成一項任務后，就勾掉一項。所有成員都能實時查看每日待辦任務的完成進度，高效推進每日計劃的達成。