文檔上云，將各部門串聯(lián)成一個整體

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客戶簡介

廣州市邁粟禮國際貿(mào)易有限公司（以下簡稱“邁粟禮”）是一家專業(yè)生產(chǎn)加工DIY烘焙、蛋糕模、裱花嘴、蛋糕轉(zhuǎn)臺等產(chǎn)品的公司，擁有完整、科學的質(zhì)量管理體系，公司因為誠信、實力和產(chǎn)品質(zhì)量獲得業(yè)界認可，吸引了國內(nèi)外訂購用戶。

邁粟禮主要分為業(yè)務部（國內(nèi)、國外）、采購部、生產(chǎn)部、倉儲部、物流部門和財務部這7個部門。日常工作流程為：業(yè)務部接到國內(nèi)外訂單后確認訂購需求、簽署訂購合同，交由采購部根據(jù)產(chǎn)品種類、數(shù)量、交貨日期等信息去訂原材料，然后由生產(chǎn)部門確定貨物批次、生產(chǎn)工期、交貨和出貨日期完成產(chǎn)品的生產(chǎn)，再由倉儲部入庫和出庫，物流部將貨品送到客戶手中。

使用金山文檔以前，客戶曾面臨的問題

在過去，需要通過紙質(zhì)的單據(jù)、保存在各自電腦里的離線文檔來推進各部門的工作，各部門之間工作相對脫節(jié)，需要管理層去不斷推進和監(jiān)督，沒有形成一個工作的閉環(huán)。在訂單高峰期時容易導致上下游配合錯亂，制約公司的發(fā)展，這讓公司老板李先生困擾不已。

金山文檔解決方案

（1）文檔上云，將各部門串聯(lián)成一個整體

李先生按照「部門」和「業(yè)務」在云文檔建立了不同的團隊，并邀請邁粟禮的所有員工加入相應團隊，在線上推進各項工作。

根據(jù)接單的先后順序，列出時間軸在一個“生產(chǎn)部采購排單表”協(xié)同編輯，將各部門串聯(lián)成一個整體：業(yè)務部接了訂單就在表格更新，采購部根據(jù)訂單來跟進采購，生產(chǎn)部跟進生產(chǎn)，優(yōu)先下單的優(yōu)先跟進。所有的跟單信息按照時間軸在表格中填充，超時的單子標紅加急處理，減少溝通環(huán)節(jié)，提高效率。

財務每月做統(tǒng)計時，直接找到相應列的數(shù)據(jù)做統(tǒng)計，可更快速計算出企業(yè)經(jīng)營情況。數(shù)據(jù)如果出現(xiàn)問題，可以查看歷史版本回溯，快速定位問題。